Dizajn kancelarije: prostor koji podržava način rada

Pre projekta treba razumeti kako se radi. Koliko ljudi je u kancelariji u isto vreme, koliko rade od kuće, koliko sastanaka je interno, a koliko sa klijentima, ko mora da bude blizu koga, koliko se razgovara telefonom.

Na osnovu toga se određuju vrste prostora i njihova razmera: mesta za koncentrisan rad, mesta za saradnju, sale za sastanke, tihe sobe za pozive, prostor za odmor i kuhinja. Isti broj kvadrata može da bude odlično ili loše raspoređen.

Zato se kancelarija ne projektuje po broju stolova, nego po aktivnostima.

Dobra kancelarija ima različite zone. Tihi deo za rad bez prekida, otvoreniji deo za saradnju, zatvorene prostorije za sastanke i pozive, i neformalni prostor gde se ljudi sreću.

Zone se razdvajaju prostorno i akustički, a ne samo bojom. Najčešća greška je veliki otvoreni prostor u kome svako čuje svakoga. Otvoren raspored može da funkcioniše, ali samo uz dobro rešenu buku i dovoljno mesta za povlačenje.

Putanje kretanja se planiraju tako da ne prolaze kroz tihe zone.

Buka je najčešći izvor nezadovoljstva u kancelariji. Tvrde površine (staklo, beton, pod) odbijaju zvuk, a razgovori se šire. Rešenja su akustični plafoni i paneli, tekstilni elementi, tepisi, police sa knjigama, biljke i nameštaj koji upija zvuk.

Zvučna izolacija sastanaka je posebno važna: zatvorene prostorije imaju zidove do tavanice i zaptivena vrata. Pozivi i video sastanci zahtevaju male sobe za razgovor koje ne ometaju ostale.

Poželjno je da se akustika proveri u projektu, a ne naknadno prilagođava.

Dnevna svetlost popravlja raspoloženje i smanjuje potrebu za veštačkim osvetljenjem. Radna mesta se postavljaju tako da koriste svetlo sa prozora, bez odsjaja na ekranima. Veštačko svetlo je slojevito: opšte osvetljenje plus lokalno za radni sto, sa kontrolom jačine.

Vazduh se često zanemaruje. Prostoriju sa mnogo ljudi treba redovno provetravati, a mehanička ventilacija mora da bude ispravno dimenzionisana. Temperatura i prisustvo svežeg vazduha utiču na koncentraciju više nego što se misli.

Ergonomija je osnova: podesive stolice, odgovarajuća visina stola, položaj ekrana i dovoljno prostora za noge. Propisi o bezbednosti i zdravlju na radu postavljaju minimalne uslove, a dobar projekat ide iznad njih.

Kancelarija se menja brže od stana. Timovi rastu i smanjuju se, a način rada se menja. Zato se prostor planira fleksibilno: pokretni nameštaj, modularni zidovi, dovoljan broj utičnica i mrežnih tačaka u podu ili na zidovima.

Tehnologija je deo toga: kablovi, ormar za mrežu, sistemi za video sastanke i bežični pristup moraju da imaju mesto u projektu.

Ako firma radi hibridno, razmislite o deljenim radnim mestima koja se rezervišu, uz mesta za lične stvari, što je i praktičnije i manje troši prostor.

Najčešća greška je projektovanje po slici iz kataloga umesto po potrebama firme. Druga je premalo prostora za sastanke i telefonske pozive. Treća je zanemarivanje akustike. Četvrta je štednja na stolicama i osvetljenju, koje svakodnevno koristite.

Peta je prostor koji se ne može menjati. Pri izboru sistema, vratite se na pitanje: kako će kancelarija izgledati kad firma poraste ili se promeni način rada.

Kada se deo tima radi od kuće, broj stolova ne mora da bude jednak broju zaposlenih. Pitanje glasi: koliko ljudi je istovremeno u kancelariji i koje dane. Odgovor se dobija iz stvarnih podataka o prisustvu, ne iz pretpostavki, i najbolje je da se proveri tokom nekoliko nedelja pre projekta.

Deljena radna mesta se rezervišu, a lične stvari se čuvaju u ormarićima. Zbog toga raste potreba za prostorima za saradnju, sastanke i pozive, jer ljudi dolaze u kancelariju da bi radili zajedno. Dobar prostor to omogućava, a ne samo "uštedi kvadrate".

Ostavite i rezervu za promenu: prostor koji se može preurediti bez građevinskih radova štiti vas od odluke koja se ispostavi pogrešnom posle godinu dana.

Kancelarija utiče na zdravlje svakog dana. Dnevno svetlo i pogled kroz prozor smanjuju zamor, a dobra ventilacija sprečava osećaj teške glave posle podne. Temperatura treba da bude ujednačena i podesiva po zonama, jer ljudi različito osećaju toplotu.

Kretanje je deo dobrobiti: stolovi sa podešavanjem visine, mesta za kratku šetnju, stepenište kao prirodna alternativa liftu i prostor u kome se može prekinuti sedenje. Mirna soba za odmor ili koncentraciju pomaže da se smanji napetost.

Biljke, prirodni materijali i pogled na zelenilo nisu ukras: ljudi se u takvom prostoru bolje osećaju. Sve to treba da bude u skladu sa propisima o bezbednosti i zdravlju na radu, koji postavljaju minimum, a dobar projekat ide iznad njega.